Tips voor weer GRIP op de werkweek

Juliëtte

In Inspiratie, Veerkrachtige Teams Geplaatst

Het boek GRIP van Rick Pastoor kwam mij deze zomer onder de aandacht en het is een goede aanvulling op alle zelfhulpboeken omtrent het efficiënt en doelgericht inrichten van onze beschikbare tijd. In mijn ogen waardevol om met het hele team lezen. Immers het boek geeft verschillende inzichten die niet alleen voor jezelf relevant zijn, ook om met elkaar afspraken over te maken. Hier enkele tips uit het boek, die in mijn ogen zowel voor jezelf als voor het hele team goed zijn om bewust van te zijn en te integreren in de onderlinge samenwerking.

TIP 1 Je digitale agenda is heilig en ingericht op prioriteiten

Het eerste hoofdstuk van het boek begint met dat je agenda heilig is. En dat het van belang is deze niet alleen te gebruiken voor het noteren van afspraken binnen een vantevoren goed over nagedacht en afgestemd tijdsblok, maar juist ook voor het structureren van de werkweek gericht op prioriteiten die binnen je functie vallen. Dit laatste vind ik persoonlijk een belangrijk punt. Geregeld zie ik dat werknemers zich laten (ver)leiden door alles wat er op ze af komt. Denk aan continu zichtbare notificaties en meldingen op de computer en telefoon of langslopende collega’s met tussentijdse (niet relevante) vragen. Hierdoor is men veel afgeleid en is er geen focus. Zodra men de agenda vantevoren goed (en bewust) heeft ingericht op prioriteiten die binnen de functie vallen, realistische tijdsblokken heeft vastgelegd voor afspraken en zich hier vervolgens ook echt aan houdt, is men zelf in the lead van zijn/ haar tijd. Indien er dan een vraag tussendoor komt, is het enkel het raadplegen van de agenda dat antwoord geeft op of het op dat moment opgepakt kan worden ja / nee. En maak je zelf de keuze om erop in te gaan in plaats van dat de ander je tijd ‘overneemt’.

TIP 2 Schakelen tussen creatief en niet-creatief werk is kostbaar

Persoonlijk vind ik dit een belangrijk inzicht en goed om met het hele team bewust van te zijn dat er een verschil is tussen een ‘manager’ en een ‘maker’. En dat het voor een ‘maker’ heel inefficiënt is om voortdurend te moeten wisselen tussen creatief werk en vergaderen. Een manager werkt in uren en is eraan gewend continu te schakelen tussen activiteiten. Een maker heeft langer nodig, vaak een blok van een halve of hele dag, om echt iets te kunnen creëren. In de teams die ik begeleid is een deel van het team verantwoordelijk voor creatie (ontwikkeling van nieuwe collecties, beeldmateriaal, content etc) en een ander deel is vooral aan het organiseren en managen. Zodra dit verschil in rollen voor elkaar duidelijk is en men ermee rekening houdt dat het voor een maker van belang is voor een x tijdsblok ongestoord in de ‘maak modus’ te zitten, dat dit ten gunste is van het eindresultaat.

TIP 3 Doe de belangrijkste dingen zo snel mogelijk

Zoals Stephen Covey aangeeft ‘First things First’ en Brain Tracy ‘Eat that Frog’, refererend naar de uitspraak van Mark Twain ‘Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day’, is het van belang de dag meteen te beginnen met de vervelendste, irritantste taak in plaats van die telkens voor je uit te schuiven. Persoonlijk heel herkenbaar en ik denk dat ik daarin niet de enige ben. De tip is om bij het indelen van de agenda de belangrijke dingen zo snel mogelijk te doen en niet uit te stellen. Je krijgt dan over het algemeen veel meer gedaan en aan het eind van de dag een voldaan gevoel.

TIP 4 Energie management gedurende de dag en werkweek

Pastoor geeft aan dat het goed is om bewust te zijn van wanneer je op de dag en in de werkweek de juiste energie hebt voor bepaalde taken en de agenda daarop in te richten. Je werkt dan met de stroom mee in plaats van dat je ertegenin zwemt. Ik sluit me hier volledig bij aan. Voor mij persoonlijk geldt dat ik s’ochtends de meeste energie heb en mijn brein het scherpst is, dus ik begin vaak vroeg en plan vooral denkwerk in, met de telefoon op stil of vliegtuigmodus zodat ik me goed kan concentreren. In de middag plan ik dan het liefst meetings en calls omdat ik dan meer in de ‘actiemodus’ ben. Dit helpt mij om echt dingen gedaan te krijgen en zo bewust in de dag en werkweek te staan. In mijn ogen dan ook voor een ieder waardevol bewust te zijn van je eigen (energetische) ritme gedurende de dag en zo je werkweek in te plannen. Vervolgens dit ook te delen met je team zodat iedereen ervan op de hoogte is en hiermee rekening kan houden.

TIP 5 Niks in je hoofd bewaren, alles digitaal uitwerken

Bij mijn klanten zie ik vaak notitie boekjes liggen met allerlei geschreven to do’s, A4tjes die rondslingeren op het bureau en tijdens meetings wordt er niks opgeschreven. Het brein is niet gemaakt voor opslagbox en om deze zo leeg en opgeruimd mogelijk te houden, geeft Pastoor de tip om ten eerste alle to do’s digitaal uit te werken in één takenlijst, alle taken te transformeren naar acties en deze vervolgens in de agenda in te plannen. Hij geeft verschillende suggesties mbt systemen als Evernote, Things of Todoist. In mijn ogen is het voor iedereen voor zich goed een eigen digitale tool te gebruiken voor het bijhouden van de to do’s. En dat er aantekeningen digitaal bijgehouden moeten worden tijdens meetings daar sluit ik me volledig bij aan. Zo ontstaat er ruimte in het brein voor de belangrijke zaken en spoken de to do’s niet in het rond.

TIP 6 Email verkeer efficiënt gebruiken en verminderen

Bij mijn klanten zie ik geregeld dat email gebruikt wordt als chatbox, zonder duidelijke onderwerpen, iedereen op cc (terwijl sommigen niks met de email conversatie te maken hebben), de email zelf een soort epistel is zonder structuur of logica in de opbouw en onduidelijk wie precies wat moet doen. Bovendien wordt er de hele dag door gemaild. Pastoor geeft hierin enkele waardevolle tips, waarvan hier de meest direct toepasbare:

  • Mails beantwoorden in 3 tijdsblokken van 30 minuten, bijvoorbeeld 09:00 – 12:30 – 17:00.
  • Meldingen van e-mail programma uitzetten, zodat je niet continu wordt afgeleid bij binnenkomende email.
  • Korte emails schrijven met daarin proactieve communicatie: dus heel duidelijk aangeven wat je wilt, van wie en indien een afspraak inplannen meteen met data en tijdsuggesties komen. Graag voeg ik hieraan toe, dat de emails meer puntsgewijs opgesteld dienen te worden, zodat de lezer meteen kan scannen.
  • Zero inbox moet geen doel op zich zijn. Je bent meer tevreden als het grootste deel van je tijd aan de doelen besteed is t.a.v de KPI’s behorende bij je functie.
  • E-mails niet weg werken, maar altijd verwerken. M.a.w. dat je ervoor zorgt dat je elke email goed zorgvuldig leest en meteen een besluit neemt: moet er actie ondernomen worden en kan dit binnen 2 minuten, dan meteen doen en indien het meer tijd kost, inplannen in de agenda en meteen een deadline aan hangen. Indien er geen harde deadline is toevoegen aan de takenlijst.

TIP 7 Wekelijkse Review

Om een goede controle te behouden tijdens de week, geeft Pastoor de tip om review momenten in de week in te bouwen zodat je heel bewust bezig blijft met het juiste en je je niet teveel laat af- en verleiden door de waan van de dag. Persoonlijk vind ik dit een hele sterke en geloof er ook echt in dat naarmate je vaak ‘evaluatie momenten’ met jezelf inplannend je veel bewuster met je tijd om gaat. Momenten van reflectie in de week inbouwen, zorgt ervoor dat jezelf in the lead bent en blijft van je tijd en dus niet anderen het over nemen.

TIP 8 Plan een lunchworkshop in voor GRIP

Deze laatste tip komt niet van Pastoor, maar van mijzelf (en is ingegeven door een klant van me). Immers, zoals ik reeds heb aangegeven is het in mijn ogen waardevol voor snelgroeiende teams om dit boek gezamenlijk te lezen. Reden is, omdat deze teams vaak uit intern doorgegroeide medewerkers met een ‘jonge honden’ gedrag bestaan als ook uit veel creatievelingen die van nature niet heel gestructureerd zijn. Als je met elkaar heel bewust in de indeling van de tijd gaat staan en met elkaar bespreekt wat daarin voor een ieder voor zich belangrijk is, ontstaat er onderling begrip en dit kan ten goede komen aan de groei van de organisatie.

Kortom, aan alle ondernemers of managers van snelgroeiende bedrijven de tip: schaf het boek voor je team aan en plan een lunchworkshop in om het met elkaar te bespreken.

———-

0 Reacties

Laat een reactie achter